Delegacje pracowników to codzienność w wielu firmach. Niezależnie od branży, pracownicy bywają kierowani poza siedzibę pracodawcy w celu realizacji zadań. W takim przypadku mówimy o delegacji pracownika, czyli formalnej podróży służbowej, odbywanej na polecenie pracodawcy. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy? Co przysługuje pracownikowi? Jak wygląda rozliczenie delegacji? Sprawdź!
Czym jest delegacja pracownika?
Delegacja to polecenie pracodawcy wykonania zadania służbowego poza miejscem stałego wykonywania pracy. W ramach takiego wyjazdu – o ile odbywa się w ramach stosunku pracy – pracownik przemieszcza się w inną lokalizację niż siedziba pracodawcy, aby zrealizować konkretny cel podróży.
Delegacja może mieć charakter:
- delegacji krajowej (na terenie Polski),
- podróży zagranicznej (do innego kraju).
W obu przypadkach mówimy o sytuacji, w której pracownikowi przysługuje dieta oraz zwrot pokrycia kosztów związanych z podróżą służbową.
Kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podróż służbowa ma miejsce, gdy spełnione są następujące warunki:
Pracownik realizuje polecenie wyjazdu służbowego lub polecenie pracodawcy
Podstawa prawna:
Kodeks pracy – art. 77(5) §1
„Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe (...) przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.”
Delegacja odbywa się poza miejscowością wykonywania pracy
Podstawa prawna:
Kodeks pracy – art. 77(5) §1
Ten sam przepis precyzuje, że podróż służbowa musi odbywać się „poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy”.
Wyjazd ma charakter tymczasowy i dotyczy zadania służbowego
Podstawa prawna:
Nie wynika wprost z jednej ustawy, ale potwierdza to:
orzecznictwo Sądu Najwyższego, m.in.:
➤ Wyrok SN z 19.11.2008 r., sygn. I PK 97/08:
„Podróż służbowa ma charakter incydentalny i tymczasowy i nie zmienia miejsca wykonywania pracy.”
Nie dochodzi do zmiany warunków stosunku pracy
Podstawa prawna:
- Kodeks pracy – art. 29 §1 pkt 2 – określa, że miejsce pracy jest jednym z istotnych elementów umowy o pracę.
Jeśli wyjazd miałby być stały, należałoby zmienić umowę, a nie traktować go jako podróż służbową. - Wyrok SN z 11.04.2001 r., I PKN 350/00 potwierdza, że:
„Stałe wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy nie jest podróżą służbową, lecz elementem umowy o pracę.”
Co przysługuje pracownikowi podczas delegacji?
W trakcie delegacji pracownikowi przysługuje:
- dieta w pełnej wysokości – za każdą rozpoczętą dobę podróży,
- zwrot kosztów przejazdu (autobus, pociąg, samolot lub inny środek transportu),
- zwrot kosztów noclegów,
- pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia,
- zwrot poniesionych wydatków udokumentowanych rachunkami (np. opłaty parkingowe, bilety, faktury),
- ryczałty związane z przejazdami lokalnymi.
W regulaminie wynagradzania mogą znaleźć się szczegółowe zapisy dotyczące m.in. limitów kosztów, wartości przysługujących diet, sposobu składania wniosków o wypłatę zaliczki, a także określenie, jaki rodzaj pojazdu może być wykorzystywany.
Dieta w delegacji – kiedy przysługuje i w jakiej wysokości?
Dieta to świadczenie przysługujące z tytułu podróży służbowej, które służy pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia.
W przypadku delegacji krajowej:
- za podróż trwającą powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości (100%),
- od 8 do 12 godzin – 50% diety,
- poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje.
W przypadku podróży zagranicznej wysokość diety zależy od kraju – określona jest w rozporządzeniu i również może przysługiwać za każdą dobę.
W każdym z przypadków pracownikowi przysługuje dieta, która do wysokości określonej w przepisach jest zwolniona z podatku dochodowego.
Jak wygląda polecenie wyjazdu służbowego?
Polecenie wyjazdu może być wydane ustnie lub pisemnie. Dla celów formalnych (i rozliczenia delegacji) warto je dokumentować – szczególnie w przypadku podróży zagranicznych.
Polecenie powinno zawierać:
- dane pracownika,
- daty wyjazdu i powrotu,
- czas delegacji i przewidywany cel podróży,
- miejsce docelowe i ewentualną trasę,
- informacje o transporcie i rodzaju pojazdu.
Ewidencja przebiegu pojazdu i zwrot kosztów
Jeśli pracownik korzystał z własnego samochodu, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Na jej podstawie możliwe jest rozliczenie kosztów przejazdu – zgodnie z obowiązującą stawką za 1 km przebiegu. Dzięki temu można dokonać zwrotu przysługujących pracownikowi środków na podstawie udokumentowanych przejazdów.
Rozliczenie delegacji – o czym pamiętać?
Po zakończonej delegacji należy przeprowadzić formalne rozliczenie delegacji. Pracownik powinien złożyć:
- dokumenty potwierdzające cel i realizację zadania,
- rachunki i paragony dokumentujące poniesione wydatki,
- raport z podróży lub potwierdzenie obecności na spotkaniu.
W zależności od firmy, delegacja pracownika może być rozliczana w systemie elektronicznym lub papierowym.
Ile może trwać podróż służbowa?
Nie ma sztywno określonych ram – trwać podróż służbowa może od kilku godzin do kilku dni, a nawet dłużej, jeśli wymaga tego zadanie. Kluczowe, by wyjazd był tymczasowy i jasno związany z wykonywaniem pracy na zlecenie pracodawcy.
Podsumowanie
Delegacje pracowników są integralną częścią wielu stanowisk. Z tytułu podróży służbowej pracownik nabywa określone prawa, a pracodawca określone obowiązki – począwszy od zapewnienia bezpieczeństwa, aż po wypłatę należności. Aby usprawnić cały proces i zminimalizować ryzyko błędów, coraz więcej firm sięga po program do rozliczania delegacji, który automatyzuje kalkulację należności, kontroluje limity diet i ryczałtów oraz ułatwia gromadzenie niezbędnej dokumentacji.
