Czym są e-teczki pracownicze?
E-teczki pracownicze to elektroniczne odpowiedniki tradycyjnych akt osobowych. Umożliwiają gromadzenie dokumentów związanych z zatrudnieniem w systemie informatycznym, a także ich wyszukiwanie, aktualizowanie i udostępnianie uprawnionym osobom.
W takiej formie można przechowywać zarówno dokumenty utworzone elektronicznie, jak i odpowiednio uwierzytelnione cyfrowe odwzorowania dokumentów papierowych. Warto jednak pamiętać, że akta osobowe pracowników stanowią tylko część dokumentacji pracowniczej. Obejmuje ona również m.in. ewidencję czasu pracy oraz dokumenty dotyczące urlopów i wynagrodzeń.
Co zawierają elektroniczne akta osobowe?
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej akta osobowe dzielą się na pięć części. Od marca 2023 roku obejmują również część E:¹
- Część A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, np. skierowania i orzeczenia dotyczące badań wstępnych.
- Część B - dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku pracy, m.in. umowy, aneksy i potwierdzenia szkoleń BHP.
- Część C - dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, w tym kopie świadectw pracy.
- Część D - dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika i innych kar podlegających ujęciu w aktach.
- Część E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub obecności środków działających podobnie do alkoholu.
Podział ten obowiązuje niezależnie od tego, czy pracodawca prowadzi akta w formie papierowej, czy elektronicznej.
Czy e-teczki są zgodne z prawem?
Tak, od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Zgodnie z Kodeksem pracy obie postacie są równoważne pod względem prawnym, a szczegółowe wymagania dotyczące prowadzenia akt osobowych określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.²
Korzystanie z e-teczek wiąże się jednak z obowiązkiem odpowiedniego zabezpieczenia danych. Pracodawca musi chronić dokumentację przed utratą, uszkodzeniem i dostępem osób nieuprawnionych. Wykorzystywany system powinien również zapewniać jej kompletność, integralność i czytelność oraz możliwość udostępniania dokumentów przez cały wymagany okres przechowywania.¹
Jak przejść z papierowych akt na e-teczki?
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej wymaga przygotowania dotychczasowych akt i dostosowania sposobu ich przechowywania do przepisów. Proces obejmuje kilka etapów:
- Wybór systemu - oprogramowanie powinno zapewniać bezpieczne przechowywanie dokumentów, zarządzanie uprawnieniami i wyszukiwanie informacji.
- Uporządkowanie dokumentacji - należy sprawdzić kompletność akt pracowniczych i przyporządkować dokumenty do odpowiednich części.
- Digitalizacja dokumentów - konieczne jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego każdego dokumentu z zachowaniem jego czytelności i kompletności. Zgodność z oryginałem potwierdza się kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej.
- Poinformowanie pracowników - pracodawca zawiadamia o zmianie postaci dokumentacji i możliwości odbioru papierowych akt w terminie 30 dni od przekazania informacji.
- Przechowywanie akt - dokumenty trafiają do zabezpieczonego systemu. Po upływie terminu odbioru nieodebrane akta papierowe można zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści.³
Ważne jest przestrzeganie zasad prawidłowego niszczenia dokumentów, ponieważ akta pracownika zawierają dane osobowe wymagające ochrony.
Jak długo przechowuje się e-teczki?
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nie zależy od jej postaci, lecz przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy.
Dokumentację osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku przechowuje się co do zasady przez 50 lat. Dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018 okres ten również wynosi zasadniczo 50 lat, ale można go skrócić do 10 lat po spełnieniu ustawowych warunków, w tym złożeniu odpowiednich dokumentów w ZUS.⁴
Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku obowiązuje 10-letni okres, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. W szczególnych przypadkach, np. gdy akta stanowią dowód w postępowaniu sądowym, okres przechowywania może zostać wydłużony.²
Dlaczego warto wprowadzić elektroniczne teczki pracownicze?
Wprowadzenie elektronicznych teczek pracowniczych przynosi wiele korzyści, przede wszystkim usprawniając zarządzanie dokumentacją i ograniczając czas poświęcany na czynności administracyjne. Nowoczesne systemy mogą automatyzować obieg dokumentów, przypominać o ważnych terminach i ułatwiać obsługę wniosków pracownika. Niektóre rozwiązania umożliwiają również zatrudnionym dostęp do własnych dokumentów przez dedykowany portal.
Kolejną zaletą są oszczędności związane z ograniczeniem kosztów drukowania, zakupu materiałów biurowych i utrzymywania papierowego archiwum. Mniejsze zużycie papieru wspiera ponadto działania na rzecz zrównoważonego rozwoju, a odpowiednio zabezpieczony system pozwala kontrolować dostęp do danych osobowych.
E-teczki stanowią więc nie tylko alternatywę dla tradycyjnych akt, ale także sposób na usprawnienie procesów kadrowych. Dobrze zaplanowane wdrożenie pozwala uporządkować dokumentację i ułatwić codzienną pracę działu HR.
Przypisy
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 535), w szczególności § 3 dotyczący podziału akt osobowych na części A-E oraz § 9-12 dotyczące wymagań związanych z prowadzeniem i zabezpieczaniem dokumentacji elektronicznej, dostępne na stronie Dziennika Ustaw: dziennikustaw.gov.pl.
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245), w szczególności art. 94 pkt 9a–9b, art. 94⁸–94¹¹, dotyczące prowadzenia, przechowywania, zmiany postaci dokumentacji pracowniczej oraz równoważności jej postaci papierowej i elektronicznej, dostępna na stronie Dziennika Ustaw: dziennikustaw.gov.pl.
- Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, „Dokumentacja pracownicza” - wyjaśnienia dotyczące prowadzenia elektronicznych akt osobowych, zmiany postaci dokumentacji, informowania pracowników oraz zasad odbioru i niszczenia papierowych dokumentów, dostępne na stronie: gov.pl.
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych, „E-akta - mniej papieru, więcej korzyści” – informacje dotyczące okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz warunków skrócenia tego okresu poprzez złożenie dokumentów ZUS OSW i ZUS RIA, dostępne na stronie: zus.pl.
