Czy elektroniczne akta osobowe są zgodne z prawem?
Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy dopuszcza prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej. Zgodnie z art. 94⁸ zmiana postaci dokumentacji pracowniczej jest możliwa również dla już zgromadzonych akt. Dokumentacja w obu postaciach jest równoważna prawnie (art. 94¹¹).¹
Szczegóły określa rozporządzenie (Dz.U. z 2026 r. poz. 474). Reguluje ono podział akt osobowych, wymagania techniczne, zabezpieczenia i przenoszenie plików. Samo zapisanie dokumentów w formie elektronicznej nie wystarczy, aby spełnić wymogi prawne dotyczące prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej.²
Digitalizacja akt osobowych - jak wygląda procedura?
Przejście z papieru na formę cyfrową wymaga wykonania odwzorowania, np. czytelnego skanu. Zgodnie z art. 94⁸ § 2 Kodeksu pracy każdy taki dokument trzeba opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Potwierdza to zgodność kopii z dokumentem papierowym. Zwykły skan zapisany na dysku nie wystarczy.¹
Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru dokumentacji w dotychczasowej postaci w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji. W przypadku byłych pracowników wymagane jest indywidualne zawiadomienie. Po bezskutecznym upływie terminu można zniszczyć nieodebrane papierowe akta zgodnie z art. 94⁹ Kodeksu pracy, z uwzględnieniem innych obowiązków archiwalnych.¹
Jak wdrożyć cyfrowe akta pracownicze krok po kroku?
- Audyt: sprawdź kompletność dokumentów pracowniczych, okresy ich przechowywania i podział akt osobowych na części przewidziane przepisami. Ustal, które pisma powstały na papierze, a które już w formie elektronicznej.
- Wybór systemu: sprawdź, czy e-teczki pracownika zapewniają kontrolę dostępu, historię operacji, eksport dokumentów i metadanych oraz odczyt przez cały okres archiwizacji.
- Przygotowanie dokumentów: uporządkuj teczki pracownika, usuń omyłkowe duplikaty bez naruszania wymaganej kompletności i wykonaj skany zgodne z parametrami rozporządzenia.
- Poświadczenie: opatrz odwzorowania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub właściwą pieczęcią. Umieść pliki we właściwych częściach elektronicznych akt.
- Informacja i nadzór: zawiadom pracowników, ustal zasady odbioru dokumentacji, nadaj uprawnienia i przeszkol kadry. Regularnie testuj tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych.²
Bezpieczeństwo i okres przechowywania dokumentów
Rozporządzenie wymaga ochrony przed utratą, uszkodzeniem i dostępem osób nieuprawnionych, a także zapewnienia integralności i czytelności dokumentacji elektronicznej. Służą temu m.in. kontrola dostępu, rejestr zmian, zabezpieczenie dokumentów i kopie zapasowe. Odpowiednio zaprojektowany system zwiększa bezpieczeństwo danych, jednak skuteczna ochrona danych osobowych wymaga również przestrzegania przepisów RODO.³
Co do zasady dokumenty zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiło ustanie zatrudnienia. Dla starszych stosunków pracy mogą obowiązywać inne terminy, w tym 50 lat, zależnie od daty zatrudnienia i raportów informacyjnych do ZUS. Forma cyfrowa nie skraca ustawowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.⁴
Jakie korzyści dają e-teczki?
Elektroniczna dokumentacja pracownicza usprawnia zarządzanie aktami osobowymi, umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów i ogranicza potrzebę przechowywania papierowej dokumentacji. Ułatwia również codzienną pracę działu kadr, szczególnie w firmach funkcjonujących w modelu pracy hybrydowej. Cyfrowe akta osobowe zapewniają upoważnionym pracownikom sprawny dostęp do dokumentacji, eliminując konieczność fizycznego przekazywania dokumentów między oddziałami firmy. Umożliwiają one również usprawnienie obiegu dokumentów kadrowych, takich jak wnioski urlopowe, przy zachowaniu zasad ich prawidłowego przechowywania.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej wymaga odpowiednio zabezpieczonego systemu, który spełnia określone wymogi prawne i techniczne. Przed wdrożeniem warto przeanalizować koszty, proces przenoszenia danych, możliwości kontroli oraz zgodność rozwiązania z obowiązującymi przepisami. Prawidłowo prowadzone e-teczki mogą również ułatwić przedstawianie dokumentacji jako materiału dowodowego w postępowaniu sądowym.
Przypisy
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245), w szczególności art. 94 pkt 9a–9b oraz art. 94⁸-94¹¹, dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, zmiany jej postaci, informowania pracowników oraz zasad odbioru i niszczenia dokumentów, dostępna na stronie Internetowego Systemu Aktów Prawnych: isap.sejm.gov.pl.
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 474), w szczególności § 3 oraz przepisy dotyczące wymagań technicznych, zabezpieczania, przechowywania i przenoszenia dokumentacji elektronicznej między systemami teleinformatycznymi, dostępne na stronie Dziennika Ustaw: dziennikustaw.gov.pl.
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO), w szczególności art. 5 ust. 1 lit. f oraz art. 32, dotyczące zasad bezpieczeństwa danych osobowych i obowiązku stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, dostępne w serwisie EUR-Lex: eur-lex.europa.eu.
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych, „E-akta - mniej papieru, więcej korzyści” – informacje dotyczące okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwości skrócenia 50-letniego okresu do 10 lat po spełnieniu ustawowych warunków, w tym złożeniu dokumentów ZUS OSW i ZUS RIA, dostępne na stronie: zus.pl.
