Elektroniczne akta osobowe pozwalają ograniczyć papierowe archiwum, usprawnić dostęp do dokumentów i lepiej uporządkować pracę działu kadr. Przejście na e-akta nie sprowadza się jednak do zeskanowania teczek i zapisania plików na dysku. Jak więc zmienić postać dokumentacji pracowniczej, aby cyfrowe dokumenty były bezpieczne i zachowały odpowiednią moc? W dalszej części wyjaśniamy, jak przygotować firmę do digitalizacji i jakie wymagania trzeba spełnić.
Czy pracodawca może prowadzić elektroniczne akta?
Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, która jest równoważna z dokumentacją papierową. Możliwość ta wynika z Kodeksu pracy, natomiast szczegółowe wymagania określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.¹
Elektroniczna dokumentacja obejmuje nie tylko akta osobowe pracowników, ale także dokumenty związane ze stosunkiem pracy, między innymi ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopową i karty wypłaconego wynagrodzenia.
Od czego zacząć przejście na elektroniczne akta osobowe?
Pierwszym krokiem jest inwentaryzacja dokumentacji. Należy sprawdzić, czy akta osobowe są kompletne, a dokumenty ułożone chronologicznie i ponumerowane. Akta każdego pracownika składają się z pięciu części. Część A dotyczy ubiegania się o zatrudnienie, część B obejmuje między innymi umowę o pracę, zakres obowiązków i dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, część C – dokumenty związane z jego ustaniem, część D – z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, a część E – z kontrolą trzeźwości.²
Następnie należy przygotować harmonogram działań, wyznaczyć osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych etapów i określić zakres ich uprawnień. Przed skanowaniem warto usunąć duplikaty, uzupełnić wykazy oraz sprawdzić, czy w teczkach nie znajdują się materiały, których pracodawca nie powinien przechowywać, w tym zbędne dokumenty zawierające dane osobowe.
Jak prawidłowo zdigitalizować dokumenty pracownicze?
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, najczęściej skanu. Plik powinien być czytelny, kompletny i wiernie odzwierciedlać dokument papierowy. Samo zeskanowanie nie kończy jednak procesu.
Plik należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby przez niego upoważnionej. Takie oznaczenie potwierdza zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zwykły podpis elektroniczny, skan podpisu ani akceptacja w systemie nie spełniają tego wymogu.¹
Jeżeli dokument od początku powstał w formie elektronicznej i został prawidłowo podpisany, można włączyć go bezpośrednio do e-teczki, bez drukowania i ponownego skanowania.
Jaki system powinien obsługiwać elektroniczne akta?
Dokumenty w e-teczkach muszą być przechowywane w sposób zapewniający poufność, integralność, kompletność i dostępność danych. System powinien chronić je przed usunięciem, nieuprawnioną zmianą oraz dostępem osób bez odpowiednich uprawnień. Powinien również rejestrować wykonywane operacje, aby można było sprawdzić, kto i kiedy dokonał konkretnej zmiany.
W praktyce system powinien zapewniać indywidualne konta użytkowników, odpowiednie poziomy dostępu, regularne tworzenie kopii zapasowych oraz możliwość eksportu dokumentacji. Ważne jest również, aby dokumenty pozostały czytelne i możliwe do odtworzenia przez cały wymagany okres przechowywania.²
Czy trzeba poinformować pracowników o zmianie?
Tak, pracodawca musi poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz o możliwości odbioru jej dotychczasowej, papierowej wersji. Informację można przekazać w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Pracownik ma 30 dni od otrzymania informacji na odbiór dotychczasowej dokumentacji. Jeżeli stosunek pracy uległ już rozwiązaniu, byłego pracownika należy zawiadomić w postaci papierowej lub elektronicznej. Nieodebrane akta mogą następnie zostać zniszczone, dlatego wewnętrzna procedura powinna jasno określać zasady ich bezpiecznego niszczenia.¹
Jak długo przechowywać elektroniczną dokumentację pracowniczą?
Przejście na formę elektroniczną nie wpływa na okres archiwizacji. Dokumentację pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2019 roku należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia, a następnie przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku okres ten wynosi 50 lat. W przypadku osób zatrudnionych od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku może zostać skrócony do 10 lat po spełnieniu ustawowych warunków i złożeniu raportu informacyjnego.¹
Po zakończeniu okresu przechowywania pracownik może odebrać dokumentację do końca następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli tego nie zrobi, pracodawca powinien zniszczyć ją w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści w ciągu kolejnych 12 miesięcy.
Elektroniczne akta osobowe – bezpieczna zmiana krok po kroku
Przejście na e-akta wymaga uporządkowania dokumentów, przygotowania odwzorowań cyfrowych, ich właściwego uwierzytelnienia oraz wdrożenia bezpiecznego systemu. Błędy pojawiają się najczęściej wtedy, gdy zwykły skan jest traktowany jak pełnoprawny dokument elektroniczny albo firma nie określa zasad dostępu, archiwizacji i odbioru papierowych teczek.
Prawidłowo wdrożona elektroniczna dokumentacja pracownicza ułatwia wyszukiwanie dokumentów, ogranicza koszty przechowywania akt pracowniczych i usprawnia pracę działu kadr. Aby korzystanie z e-teczek było bezpieczne i zgodne z prawem, cały proces powinien opierać się na jasno określonych procedurach oraz odpowiednio dobranej technologii.
Przypisy
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.), w szczególności art. 94 pkt 9a–9b oraz art. 94⁴–94¹², dostępna na stronie Internetowego Systemu Aktów Prawnych: isap.sejm.gov.pl.
2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 474, dostępne na stronie Internetowego Systemu Aktów Prawnych: isap.sejm.gov.pl.
