Czym jest urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy to płatne zwolnienie od pracy, z którego można skorzystać w związku z określonymi wydarzeniami w życiu pracownika lub jego rodziny. W zależności od sytuacji przysługuje jeden lub dwa dni wolne. Choć potocznie nazywa się go urlopem, w przepisach funkcjonuje jako zwolnienie od pracy.
Zasady jego udzielania określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z § 15 pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi wolnego w okolicznościach wskazanych w rozporządzeniu.¹
Komu przysługuje urlop okolicznościowy?
Prawo do urlopu okolicznościowego mają osoby zatrudnione w ramach stosunku pracy, przede wszystkim na podstawie umowy o pracę. Nie ma przy tym znaczenia staż pracy, wymiar etatu ani to, czy umowę zawarto na okres próbny, czas określony czy nieokreślony.
Osobom pracującym na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło takie uprawnienie nie przysługuje z mocy prawa. Mogą jednak uzgodnić dodatkowe dni wolne z podmiotem, z którym współpracują, na zasadach określonych w umowie.
Ile dni urlopu okolicznościowego przysługuje pracownikowi?
Wymiar urlopu okolicznościowego zależy od rodzaju wydarzenia. Przepisy przewidują jeden lub dwa dni wolne.
Dwa dni urlopu okolicznościowego przysługują w przypadku:
- ślubu pracownika;
- narodzin dziecka pracownika;
- zgonu i pogrzebu małżonka, dziecka, matki, ojca, ojczyma lub macochy pracownika.
Jeden dzień urlopu okolicznościowego przysługuje w przypadku:
- ślubu dziecka pracownika;
- zgonu i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babci lub dziadka;
- zgonu i pogrzebu innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
W ostatnim przypadku stopień pokrewieństwa nie ma znaczenia. Istotne jest natomiast, czy zmarła osoba pozostawała na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.¹
Jak złożyć wniosek o urlop okolicznościowy?
Aby skorzystać z urlopu okolicznościowego, pracownik powinien poinformować pracodawcę o wydarzeniu i wskazać planowany termin nieobecności. Najczęściej odbywa się to poprzez złożenie wniosku w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy.
W dokumencie należy podać dane pracownika, przyczynę zwolnienia oraz datę lub daty planowanego wolnego. Pracodawca może również poprosić o dokument potwierdzający zdarzenie, np. akt małżeństwa, urodzenia dziecka lub zgonu.
W przypadku zaplanowanych wydarzeń warto złożyć wniosek z wyprzedzeniem. Jeśli jednak sytuacja jest nagła, należy poinformować pracodawcę możliwie szybko. Brak wcześniejszego zgłoszenia nie oznacza automatycznej utraty prawa do zwolnienia, jednak nieobecność musi zostać odpowiednio usprawiedliwiona.¹
Kiedy wykorzystać urlop okolicznościowy i czy może przepaść?
Przepisy nie określają konkretnego terminu wykorzystania urlopu okolicznościowego. Ważne jednak, aby dni wolne pozostawały w związku z wydarzeniem, które uzasadnia ich udzielenie. Przykładowo wolne z okazji ślubu można przeznaczyć na przygotowania do uroczystości lub załatwienie formalności po jej zakończeniu. Z kolei w przypadku śmierci bliskiej osoby może ono posłużyć do organizacji pogrzebu.²
Nie trzeba więc korzystać z wolnego dokładnie w dniu wydarzenia. Jeśli pracownikowi przysługują dwa dni, może wykorzystać je osobno, pod warunkiem że oba terminy pozostają związane z daną okolicznością.
Przepisy nie przewidują również rocznego terminu, po którym niewykorzystany urlop okolicznościowy przepada. W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego nie tworzy on jednak corocznej puli dni wolnych. Możliwość wykorzystania zwolnienia w późniejszym terminie zależy od zachowania rzeczywistego związku z wydarzeniem. Gdy ten ustanie, pracownik nie może wykorzystać dni w innym celu ani otrzymać za nie ekwiwalentu pieniężnego.²
Czy urlop okolicznościowy jest płatny?
Urlop okolicznościowy jest płatny, dlatego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas nieobecności. Jego wysokość ustala się na zasadach zbliżonych do tych obowiązujących przy urlopie wypoczynkowym, jednak z jedną istotną różnicą.
Zmienne składniki wynagrodzenia uwzględnia się z miesiąca, w którym pracownik korzystał ze zwolnienia. W przypadku urlopu wypoczynkowego podstawą są natomiast co do zasady składniki z trzech poprzednich miesięcy. Co ważne, wykorzystanie urlopu okolicznościowego nie pomniejsza liczby dni przysługującego urlopu wypoczynkowego.³
Czy pracodawca może odmówić urlopu okolicznościowego?
Pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego, jeśli pracownik spełnia warunki określone w przepisach, a planowana nieobecność pozostaje w związku z danym wydarzeniem.¹
Ma jednak prawo zweryfikować zasadność wniosku, szczególnie gdy wskazana przyczyna nie odpowiada sytuacjom przewidzianym w rozporządzeniu. Nie każda ważna sprawa rodzinna uprawnia bowiem do skorzystania z dodatkowych dni wolnych.
Urlop okolicznościowy - o czym warto pamiętać?
Urlop okolicznościowy pozwala pogodzić obowiązki zawodowe z ważnymi wydarzeniami w życiu prywatnym. Dzięki temu pracownik może poświęcić czas na sprawy rodzinne bez utraty należnego wynagrodzenia i konieczności wykorzystywania urlopu wypoczynkowego. Warto jednak wcześniej zapoznać się z zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy oraz poinformować pracodawcę o planowanej nieobecności, aby uniknąć nieporozumień i sprawnie dopełnić formalności.
Przypisy
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632 z późn. zm.), w szczególności § 2, § 15 i § 16, dotyczące zasad usprawiedliwiania nieobecności, przypadków udzielania zwolnień okolicznościowych oraz prawa do wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy, dostępne na stronie Internetowego Systemu Aktów Prawnych: isap.sejm.gov.pl.
- Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia „Zielona Linia”, „Urlop okolicznościowy”, 24 stycznia 2017 r. - wyjaśnienia dotyczące terminu wykorzystania zwolnienia okolicznościowego, związku między nieobecnością a wydarzeniem oraz możliwości wykorzystania dwóch dni wolnych w różnych terminach, dostępne na stronie: zielonalinia.gov.pl.
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927), w szczególności § 5 ust. 1, dotyczący zasad obliczania wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy, dostępne na stronie Internetowego Systemu Aktów Prawnych: isap.sejm.gov.pl.
