Zarządzanie umowami w firmie powinno obejmować cały proces obsługi dokumentów – od przygotowania i akceptacji, przez podpisanie i monitorowanie zobowiązań, aż po archiwizację. Odpowiednio uporządkowany proces ułatwia pracę działom HR, kadr, administracji i księgowości, a także pozwala zachować większą kontrolę nad dokumentacją przedsiębiorstwa.
Czym jest zarządzanie umowami w firmie?
Zarządzanie umowami to proces obejmujący przygotowywanie, negocjowanie, zawieranie, ewidencjonowanie, monitorowanie i przechowywanie dokumentów regulujących współpracę między stronami. Dotyczy zarówno umów pracowniczych i cywilnoprawnych, jak i porozumień z dostawcami, podwykonawcami czy klientami.
Nie chodzi wyłącznie o przygotowanie treści dokumentu i zebranie podpisów. Równie istotne jest ustalenie, kto odpowiada za poszczególne etapy obsługi, jakie warunki zostały zaakceptowane, kiedy umowa zaczyna obowiązywać oraz jakie zobowiązania wynikają z niej dla każdej ze stron.
W większych organizacjach proces ten angażuje kilka działów. HR i kadry zajmują się dokumentacją związaną z zatrudnieniem, dział zakupów obsługuje umowy z dostawcami, księgowość kontroluje zobowiązania finansowe, a dział prawny wspiera weryfikację zapisów i ocenę ryzyka.
Przy dużej liczbie dokumentów ręczne kontrolowanie wszystkich informacji staje się czasochłonne. Dlatego zarządzanie umowami powinno być częścią stałych procedur organizacyjnych, a nie zbiorem pojedynczych czynności administracyjnych.
Jak uporządkować obieg umów w przedsiębiorstwie?
Podstawą sprawnej obsługi dokumentacji jest ustalenie jednolitego obiegu umów. Każdy dokument powinien przechodzić przez określone etapy, a osoby zaangażowane w proces powinny znać swoje zadania i zakres odpowiedzialności.
W firmach, które nie mają jasno określonych zasad, często pojawiają się podobne problemy. Umowa trafia do kilku osób za pośrednictwem poczty elektronicznej, kolejne wersje są zapisywane w różnych lokalizacjach, a podpisany dokument nie zawsze wraca do miejsca, w którym przechowywana jest pozostała dokumentacja. Po pewnym czasie trudno ustalić, która wersja zawiera ostateczne ustalenia.
Aby uniknąć takich sytuacji, należy określić sposób zgłaszania potrzeby przygotowania umowy, zasady opracowywania jej treści, ścieżkę akceptacji oraz sposób przekazywania podpisanego dokumentu do archiwum.
Przydatne jest również wprowadzenie jednolitych zasad nazewnictwa plików i oznaczania kolejnych wersji. Nazwa dokumentu powinna umożliwiać szybkie ustalenie, czego dotyczy umowa i z jakiego okresu pochodzi. W przypadku wprowadzania zmian należy zachować historię dokumentu, aby można było odtworzyć wcześniejsze ustalenia.
Tak zorganizowany obieg ogranicza ryzyko pomyłek i ułatwia współpracę między działami.
Dlaczego warto stosować jednolite wzory umów?
Przygotowywanie każdego dokumentu od podstaw wydłuża proces i zwiększa ryzyko pominięcia ważnych zapisów. Dobrym rozwiązaniem jest opracowanie zestawu zatwierdzonych wzorów odpowiadających najczęściej występującym potrzebom przedsiębiorstwa.
Dotyczy to między innymi umów o pracę, umów cywilnoprawnych, umów z dostawcami usług oraz porozumień z kontrahentami. Każdy wzór powinien uwzględniać wymagane informacje i postanowienia właściwe dla danego rodzaju współpracy.
Standaryzacja nie oznacza jednak, że wszystkie dokumenty muszą mieć identyczną treść. Wzór stanowi punkt wyjścia, który można dostosować do konkretnej sytuacji. Zmiany powinny być wprowadzane przez osoby uprawnione, a niestandardowe zapisy – w razie potrzeby – konsultowane z działem prawnym.
Ważna jest również regularna aktualizacja szablonów. Zmiany przepisów, warunków współpracy lub wewnętrznych procedur mogą sprawić, że dotychczas stosowany wzór przestanie odpowiadać aktualnym wymaganiom.
Monitorowanie terminów i zobowiązań wynikających z umów
Podpisanie dokumentu rozpoczyna etap realizacji wynikających z niego zobowiązań. W zależności od rodzaju umowy mogą one dotyczyć terminów płatności, okresów wypowiedzenia, czasu obowiązywania, realizacji usług czy przekazywania określonych dokumentów.
Przeoczenie ważnej daty może skutkować automatycznym przedłużeniem współpracy, dodatkowymi kosztami lub trudnościami w zakończeniu obowiązującego porozumienia. Dlatego firma powinna dysponować rozwiązaniem umożliwiającym bieżące monitorowanie najważniejszych terminów.
W mniejszych organizacjach wystarczający może być centralny rejestr umów połączony z kalendarzem przypomnień. Przy większej liczbie dokumentów sprawdzi się system informatyczny, który automatycznie informuje o zbliżających się terminach i przypisuje zadania odpowiednim osobom.
Szczególnej uwagi wymagają umowy zawarte na czas określony. Odpowiednio wcześniej należy ustalić, czy współpraca będzie kontynuowana, czy potrzebny jest nowy dokument, czy też należy przygotować się do jej zakończenia.
Osobnego monitorowania wymagają aneksy. Zmiana wynagrodzenia, zakresu obowiązków, terminu realizacji usługi lub innych warunków współpracy powinna zostać właściwie udokumentowana i powiązana z pierwotną umową. Dzięki temu wszystkie osoby zaangażowane w jej obsługę mogą korzystać z aktualnych ustaleń.
Rejestr umów – jak prowadzić ewidencję dokumentacji?
Centralny rejestr umów pozwala zgromadzić najważniejsze informacje o dokumentach obowiązujących w przedsiębiorstwie. Ułatwia sprawdzenie, jakie porozumienia zostały zawarte, kiedy tracą ważność i kto odpowiada za ich obsługę.
Nie każda organizacja potrzebuje do tego rozbudowanego oprogramowania. W mniejszej firmie odpowiednio zabezpieczony arkusz kalkulacyjny lub firmowa baza dokumentów mogą być wystarczającym rozwiązaniem. Ważne, aby dostęp do rejestru miały właściwe osoby, a zawarte w nim informacje były aktualizowane na bieżąco.
W ewidencji warto uwzględnić:
- nazwę i rodzaj umowy;
- dane stron zawierających porozumienie;
- datę zawarcia i okres obowiązywania;
- termin wypowiedzenia lub przedłużenia;
- osobę odpowiedzialną za obsługę dokumentu;
- informacje o aneksach i zmianach warunków;
- lokalizację oryginału lub elektronicznej wersji umowy;
- najważniejsze zobowiązania wynikające z dokumentu.
Taki rejestr ułatwia kontrolowanie dokumentacji, przygotowywanie zestawień i planowanie wydatków związanych z zawartymi umowami. Może również pomóc w wykrywaniu dokumentów, które wymagają aktualizacji lub nie mają przypisanej osoby odpowiedzialnej. Samo utworzenie rejestru nie wystarczy. Jego skuteczność zależy od przyjętych zasad aktualizacji. Każda nowa umowa, aneks czy zakończenie współpracy powinny znaleźć odzwierciedlenie w ewidencji.
Elektroniczne zarządzanie umowami i podpisy cyfrowe
Papierowy obieg dokumentów może znacznie wydłużać obsługę umów, szczególnie gdy wymagają one akceptacji kilku osób lub podpisów stron znajdujących się w różnych lokalizacjach. Drukowanie, przesyłanie i skanowanie kolejnych wersji zwiększa liczbę czynności administracyjnych. Cyfryzacja pozwala usprawnić ten proces. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia przekazywanie umów do akceptacji, przechowywanie ich w jednym miejscu, kontrolowanie wersji i szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji. W zależności od wykorzystywanego rozwiązania możliwe jest również automatyczne przypisywanie zadań i wysyłanie powiadomień o zbliżających się terminach.
Istotnym elementem cyfryzacji jest elektroniczne podpisywanie dokumentów. Należy jednak rozróżnić dostępne rodzaje podpisów, ponieważ nie każdy z nich wywołuje takie same skutki prawne.
Zgodnie z art. 78¹ Kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wymagane jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie złożone w tej formie jest równoważne oświadczeniu złożonemu w formie pisemnej.
Ma to znaczenie między innymi przy zawieraniu umów o pracę. Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy umowę o pracę zawiera się na piśmie. W przypadku wyboru formy elektronicznej równoważnej formie pisemnej należy zastosować kwalifikowany podpis elektroniczny. Profil zaufany i zwykły skan podpisanego dokumentu nie są jego odpowiednikami.
Przed wdrożeniem elektronicznego podpisywania umów online należy więc sprawdzić wymagania dotyczące konkretnego rodzaju dokumentu. Cyfrowy obieg może znacznie przyspieszyć pracę, ale nie zwalnia przedsiębiorstwa z przestrzegania wymogów prawnych.
Bezpieczne przechowywanie umów i ochrona danych osobowych
Umowy mogą zawierać dane osobowe, informacje o wynagrodzeniach, warunkach finansowych i szczegółach współpracy. Ich przechowywanie wymaga zatem odpowiednich zabezpieczeń oraz jasno określonych zasad dostępu.
Podstawowym rozwiązaniem jest nadawanie uprawnień zgodnie z zakresem obowiązków poszczególnych osób. Dostęp do dokumentacji powinny mieć wyłącznie osoby, które potrzebują jej do wykonywania swoich zadań. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i plików przechowywanych w systemach informatycznych.
W przypadku dokumentacji pracowniczej obowiązują szczególne wymagania określone w Kodeksie pracy. Pracodawca ma obowiązek przechowywać ją w sposób zapewniający poufność, integralność, kompletność i dostępność oraz chroniący przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Zasadniczo dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia, a następnie przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. W przypadku starszej dokumentacji mogą obowiązywać inne zasady, w tym okres 50 lat. Możliwość skrócenia okresu przechowywania zależy między innymi od daty zatrudnienia i spełnienia określonych warunków. Nie należy więc stosować jednego terminu archiwizacji do wszystkich dokumentów. Okres przechowywania powinien wynikać z rodzaju dokumentacji i właściwych przepisów. Istotne są także kopie zapasowe, zabezpieczenia systemów oraz procedury postępowania z dokumentami po zakończeniu współpracy. Archiwizacja powinna umożliwiać nie tylko bezpieczne przechowywanie plików, ale również ich późniejsze odnalezienie i odtworzenie.
Podział odpowiedzialności za obsługę umów
Zarządzanie umowami wymaga współpracy kilku działów, dlatego ważne jest jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za poszczególne czynności.
Dział HR i kadry mogą odpowiadać za dokumentację pracowniczą oraz umowy związane z zatrudnieniem. Dział zakupów zajmuje się porozumieniami z dostawcami, księgowość kontroluje zobowiązania finansowe, a dział prawny weryfikuje zapisy wymagające oceny pod kątem prawnym.
Podział zadań powinien obejmować cały proces: przygotowanie dokumentu, jego weryfikację, akceptację, podpisanie, rejestrację i monitorowanie terminów. Dzięki temu wiadomo, kto podejmuje działania na każdym etapie i do kogo należy skierować dokument w przypadku pojawienia się pytań lub konieczności wprowadzenia zmian.
Ważne jest również przygotowanie krótkiej instrukcji opisującej zasady obsługi umów. Powinna być zrozumiała nie tylko dla pracowników działów administracyjnych i HR, ale także dla osób, które sporadycznie uczestniczą w procesie zawierania porozumień.
Jasny podział odpowiedzialności ogranicza ryzyko opóźnień i sytuacji, w których ważne zadania pozostają bez osoby nadzorującej.
Regularna kontrola umów i aktualizacja procedur
Procedury zarządzania dokumentacją powinny być dostosowywane do zmian zachodzących w przedsiębiorstwie. Nowe rodzaje współpracy, zmiany organizacyjne i aktualizacje przepisów mogą wymagać modyfikacji dotychczasowych zasad.
Dlatego warto okresowo sprawdzać, czy rejestr obejmuje wszystkie obowiązujące umowy, czy dokumenty mają przypisanych opiekunów i czy terminy są prawidłowo monitorowane. Przegląd powinien również obejmować aktualność wzorów i zgodność zapisów z rzeczywistymi warunkami współpracy.
Szczególnej uwagi wymagają umowy dotyczące przetwarzania danych osobowych. Jeżeli zewnętrzny dostawca przetwarza dane w imieniu przedsiębiorstwa, należy zweryfikować podstawę takiego przetwarzania i spełnienie wymagań określonych w art. 28 RODO. Umowa lub inny instrument prawny powinny regulować między innymi zakres i cel przetwarzania, obowiązki stron oraz zasady bezpieczeństwa danych.
Przegląd procedur pozwala również ocenić, czy przyjęty sposób obsługi dokumentów rzeczywiście usprawnia pracę. Jeżeli przygotowanie umowy wymaga zbyt wielu akceptacji albo dokumenty regularnie trafiają do niewłaściwych osób, warto uprościć poszczególne etapy procesu.
System do zarządzania umowami – kiedy warto go wdrożyć?
Przy niewielkiej liczbie dokumentów rejestr i uporządkowana struktura folderów mogą być wystarczające. Wraz ze wzrostem skali działalności ręczna obsługa zaczyna jednak pochłaniać coraz więcej czasu. W takiej sytuacji warto rozważyć wdrożenie systemu do zarządzania umowami lub elektronicznego obiegu dokumentów. Oprogramowanie tego typu może wspierać przechowywanie dokumentacji w jednym miejscu, kontrolę wersji, przypisywanie zadań, monitorowanie terminów i automatyczne powiadomienia. Niektóre rozwiązania umożliwiają także elektroniczne podpisywanie dokumentów, tworzenie raportów i integrację z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie. Wybór narzędzia powinien wynikać z rzeczywistych potrzeb organizacji. Firma obsługująca kilkanaście umów miesięcznie może potrzebować prostego rozwiązania, podczas gdy przedsiębiorstwo zarządzające setkami lub tysiącami dokumentów będzie wymagało bardziej rozbudowanego systemu.
Przed wdrożeniem warto przeanalizować liczbę i rodzaje obsługiwanych umów, sposób pracy poszczególnych działów, wymagania dotyczące bezpieczeństwa oraz możliwości integracji z obecnym oprogramowaniem. Nie bez znaczenia jest również przygotowanie pracowników do korzystania z nowego rozwiązania. Sama technologia nie rozwiąże problemów wynikających z braku procedur. Najpierw należy uporządkować sposób obsługi dokumentów, a dopiero później dobrać narzędzie, które ułatwi realizację poszczególnych zadań.
Jak usprawnić zarządzanie umowami w firmie?
Sprawne zarządzanie umowami nie wymaga natychmiastowego wdrożenia zaawansowanego oprogramowania. Najważniejsze jest stworzenie przejrzystego procesu, który obejmuje wszystkie etapy obsługi dokumentacji. Dobrym początkiem jest uporządkowanie wykorzystywanych wzorów, ustalenie zasad obiegu dokumentów i utworzenie centralnego rejestru. Kolejnym krokiem powinno być przypisanie odpowiedzialności za przygotowanie, akceptację, podpisywanie i archiwizację umów. Warto również wprowadzić przypomnienia o terminach oraz regularnie kontrolować aktualność dokumentacji.
Wraz ze wzrostem liczby umów można stopniowo automatyzować powtarzalne czynności i wdrażać systemy wspierające zarządzanie dokumentami. Ma to szczególne znaczenie w obszarze HR, gdzie sprawny obieg dokumentacji wpływa na organizację pracy działu kadr, terminowość formalności i doświadczenia osób rozpoczynających współpracę z przedsiębiorstwem. Uporządkowany proces pozwala ograniczyć zbędne czynności administracyjne, szybciej obsługiwać dokumenty i zapewnić wszystkim zaangażowanym stronom dostęp do aktualnych informacji.
Źródła
