Akta osobowe pracownika to jeden z kluczowych elementów dokumentacji pracowniczej. Ich prawidłowe prowadzenie wynika z przepisów Kodeksu pracy i rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. To nie tylko obowiązek, ale też praktyczne narzędzie w zarządzaniu personelem i przebiegu zatrudnienia pracownika.
Czym są akta osobowe?
Akta osobowe to kompleksowa dokumentacja, w której gromadzone są wszystkie informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika w danej firmie. Są one podzielone na pięć części – od A do E – które obejmują różne etapy i aspekty stosunku pracy, takie jak dane osobowe, dokumenty związane z nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia, dokumenty dotyczące wynagrodzeń, a także informacje związane z rozwiązaniem umowy. Prawidłowe prowadzenie akt osobowych jest nie tylko obowiązkiem pracodawcy wynikającym z przepisów prawa pracy, ale także podstawą do prawidłowego rozliczania i ewentualnego dochodzenia praw pracowniczych.
Na wniosek pracownika pracodawca musi udzielić mu wglądu w jego akta osobowe. Pracodawca ma na to nie więcej niż 30 dni od daty otrzymania wniosku.
Poszczególne części akt osobowych
Prawidłowe prowadzenie akt osobowych pracownika wymaga uporządkowania dokumentacji zgodnie z obowiązującym podziałem na pięć części – od A do E. Każda z nich odpowiada innemu etapowi zatrudnienia i zawiera ściśle określone dokumenty.
Znajdują się tam m.in. dane z procesu rekrutacji, informacje związane z wykonywaniem pracy, dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy, a także kwestie odpowiedzialności dyscyplinarnej i uprawnień rodzicielskich. Poniżej przedstawiamy, co dokładnie powinno znaleźć się w poszczególnych częściach akt.
Część A
Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie: CV, kwestionariusze, dyplomy, świadectwa pracy, wstępne badania lekarskie. Przetwarzane dane muszą być zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych.
Część B
Dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia: umowy o pracę, zakres obowiązków, dokumenty dotyczące wykonywania pracy, wnioski urlopowe, potwierdzenie poinformowania pracownika o przepisach BHP, zmiany warunków pracy, dokumenty związane z systemem przerywanego czasu pracy.
Część C
Dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy: wypowiedzenia, porozumienia, świadectwa pracy, protokoły zdawczo-odbiorcze, dokumenty wydane pracownikowi po zakończeniu pracy (np. PIT-11). Część ta może mieć znaczenie przy prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, np. zajęciem wynagrodzenia.
Część D
Dokumentacja związana z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności: odpis zawiadomienia o ukaraniu, wyjaśnienia pracownika, potwierdzenie zapoznania się z karą. Stosowana wyłącznie w razie postępowań dyscyplinarnych.
Część E
Dokumenty związane z uprawnieniami rodzicielskimi: wnioski o urlopy macierzyńskie, ojcowskie, rodzicielskie, dokumenty ZUS, oświadczenia pracownika o rezygnacji z urlopu. Zawiera też dokumentację związaną z badaniami przeprowadzonymi przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (np. kontrola trzeźwości lub testy na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu).
Jak prowadzić akta osobowe pracownika?
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej obejmuje porządkowanie dokumentów według poszczególnych części akt osobowych. Dokumenty układa się chronologicznie, zaleca się ich numerację oraz sporządzenie spisu treści.
Akta mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej. Wersja elektroniczna wymaga spełnienia wymogów technicznych: integralności, autentyczności i możliwości odtworzenia dokumentów po upływie określonego czasu.
Bezpieczeństwo i dostęp do akt pracowniczych
Dokumenty dotyczące danych osobowych muszą być odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych. Dotyczy to również przypadków udostępnienia ich uprawnionym organom (np. powołany do ochrony porządku publicznego lub kontrolujący organ państwowy). Pracodawca ma też obowiązek chronić dokumentację przed zniszczeniem lub utratą.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Czas przechowywania zależy od daty zatrudnienia:
10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. (przy przekazywaniu danych do ZUS),
20 lat – jeśli zgłoszono dane w formacie ZUS RIA,
50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1999 r., jeśli nie spełniono warunków skracających ten okres.
Po upływie ustawowego terminu dokumentacja może zostać zniszczona, z zachowaniem przepisów o ochronie danych.
Elektroniczne akta osobowe
Pracodawcy mogą prowadzić elektroniczne akta osobowe, ułatwia to zarządzanie dokumentacją i pozwala zaoszczędzić miejsce. Warunkiem jest zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz integralności i czytelności dokumentów przez cały okres przechowywania. Przekształcanie dokumentów papierowych na elektroniczne wymaga zachowania zgodności z przepisami oraz stosowania podpisu lub pieczęci elektronicznej.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej - co grozi za jego nieprzestrzeganie?
Za niedotrzymywanie obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej grożą pracodawcy poważne konsekwencje prawne i finansowe. W przypadku kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub innych organów nadzoru, w sprawie dokumentacji pracowniczej, jej brak może skutkować nałożeniem wysokich kar pieniężnych (art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).
Ponadto, nieprawidłowo prowadzona dokumentacja utrudnia udowodnienie prawidłowości zatrudnienia oraz rozliczeń z pracownikami, co może prowadzić do sporów sądowych i roszczeń ze strony pracowników (art. 94 § 1 Kodeksu pracy). W skrajnych przypadkach zaniedbania te wpływają negatywnie na wizerunek firmy oraz mogą powodować problemy z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i organami podatkowymi (Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887).
