Ile wynosi dieta krajowa w 2026 roku?
W 2026 roku pełna dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży służbowej. Stawka ta obowiązuje od 1 stycznia 2023 roku i wynika z przepisów dotyczących należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych. Dieta służy pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia. Nie obejmuje natomiast wszystkich wydatków związanych z delegacją. Koszty przejazdów, noclegów i innych uzasadnionych wydatków rozlicza się osobno, zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Podstawę prawną stanowią art. 77⁵ Kodeksu pracy oraz § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Komu przysługuje dieta krajowa?
Dieta krajowa przysługuje pracownikowi odbywającemu podróż służbową na polecenie pracodawcy, na zasadach określonych w przepisach prawa pracy. Nie każdy wyjazd związany z wykonywaniem obowiązków zawodowych jest jednak podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy. Znaczenie mają m.in. cel wyjazdu, polecenie pracodawcy i warunki, na jakich podróż się odbywa.
Zasady wypłacania należności zależą również od tego, czy pracodawca należy do sfery budżetowej. W jednostkach sfery budżetowej stosuje się zasady określone w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych. Pracodawcy spoza tej sfery mogą ustalać własne warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, warunki te może określić w umowie o pracę. Niezależnie od przyjętego rozwiązania dieta za dobę podróży krajowej nie może być niższa niż 45 zł. Jeżeli pracodawca nie określił zasad rozliczania podróży służbowych w wymagany sposób, stosuje się odpowiednie przepisy rozporządzenia.
Ile wynosi dieta krajowa w zależności od czasu trwania delegacji?
Wysokość diety zależy od czasu trwania podróży służbowej. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. Może również wskazać jako miejsce rozpoczęcia lub zakończenia podróży miejscowość stałego albo czasowego pobytu pracownika. Ma to znaczenie przy ustalaniu czasu delegacji.
Poniższa tabela przedstawia zasady wynikające z § 7 ust. 2 rozporządzenia. Stosuje się je w przypadkach, w których należności rozliczane są zgodnie z tym aktem prawnym.
Jak obliczyć dietę krajową? Przykłady
Delegacja trwająca 6 godzin
Pracownik wyjeżdża o godz. 8.00 i wraca o godz. 14.00. Podróż trwa 6 godzin, dlatego dieta nie przysługuje.
Delegacja trwająca 10 godzin
Pracownik wyjeżdża o godz. 7.00 i wraca o godz. 17.00. Ponieważ podróż trwa 10 godzin, przysługuje mu połowa diety, czyli 22,50 zł.
Delegacja trwająca 14 godzin
Pracownik wyjeżdża o godz. 6.00 i wraca o godz. 20.00. Podróż trwa 14 godzin, dlatego przysługuje mu pełna dieta w wysokości 45 zł.
Delegacja trwająca 30 godzin
Pracownik odbywa podróż służbową trwającą 30 godzin. Za pierwszą pełną dobę przysługuje mu 45 zł, a za pozostałe 6 godzin – 22,50 zł. Łączna dieta wynosi 67,50 zł przed ewentualnym pomniejszeniem za zapewnione posiłki.
Przykłady zakładają rozliczenie na podstawie zasad określonych w rozporządzeniu oraz brak dodatkowych okoliczności wpływających na wysokość świadczenia.
Jak posiłki wpływają na wysokość diety krajowej?
Jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne posiłki podczas delegacji, dieta podlega pomniejszeniu. W przypadku rozliczania podróży na zasadach określonych w rozporządzeniu odlicza się odpowiednią część diety za śniadanie, obiad i kolację.
Przy pełnej diecie wynoszącej 45 zł pomniejszenia przedstawiają się następująco:
Jeżeli pracownikowi zapewniono śniadanie i obiad, łączne pomniejszenie wynosi 75% diety, czyli 33,75 zł. W takim przypadku z pełnej diety pozostaje 11,25 zł. A jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, dieta krajowa nie przysługuje.
Pomniejszenie może dotyczyć również posiłku zapewnionego w ramach usługi hotelarskiej, na przykład śniadania wliczonego w cenę noclegu. W sytuacji, w której posiłek rzeczywiście został zapewniony bezpłatnie, samo nieskorzystanie z niego nie oznacza, że pracownik zachowuje prawo do pełnej diety.
Kiedy dieta krajowa nie przysługuje?
W przypadku podróży rozliczanych zgodnie z rozporządzeniem dieta krajowa nie przysługuje przede wszystkim w trzech sytuacjach:
- gdy podróż krajowa trwa krócej niż 8 godzin;
- za czas delegowania do miejscowości stałego lub czasowego pobytu pracownika;
- gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Odrębne zasady dotyczą również dłuższych delegacji. Jeżeli podróż trwa co najmniej 10 dni, pracownik może mieć prawo do zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i z powrotem. Za czas takiego przejazdu w dniu wolnym dieta nie przysługuje. Przy rozliczaniu delegacji u pracodawcy spoza sfery budżetowej należy dodatkowo uwzględnić regulacje obowiązujące w danej firmie, o ile zostały przyjęte zgodnie z Kodeksem pracy.
Jak rozliczyć dietę krajową?
Pracownik powinien rozliczyć koszty podróży służbowej nie później niż w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Do rozliczenia dołącza dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, takie jak faktury, rachunki czy bilety. Kiedy nie może przedstawić dokumentu, powinien złożyć pisemne oświadczenie o wydatku i wyjaśnić przyczynę braku dokumentacji.
Diety nie trzeba dokumentować rachunkami za posiłki. Jej wysokość ustala się na podstawie czasu trwania podróży i zasad dotyczących zapewnionego wyżywienia. W razie potrzeby pracownik może również złożyć pisemne oświadczenie dotyczące okoliczności wpływających na prawo do świadczenia lub jego wysokość. Szczegółowy sposób składania dokumentów, formularze i zasady akceptacji wydatków mogą wynikać z procedur obowiązujących u pracodawcy. Muszą one jednak uwzględniać właściwe przepisy prawa pracy.
