Praca w godzinach nadliczbowych wymaga prawidłowego ustalenia, kiedy doszło do przekroczenia czasu pracy oraz jaka rekompensata należy się zatrudnionemu. Sposób rozliczenia dodatkowych godzin zależy od systemu i rozkładu czasu pracy, pory wykonywania obowiązków oraz przyjętego okresu rozliczeniowego, co należy uwzględnić przy ustalaniu wynagrodzenia. Poniżej wyjaśniamy, jak prawidłowo ustalić liczbę nadgodzin oraz należne z tego tytułu wynagrodzenie lub czas wolny.
Czym są godziny nadliczbowe?
Zgodnie z Kodeksem pracy nadgodziny powstają po przekroczeniu obowiązujących pracownika norm albo przedłużonego dobowego wymiaru wynikającego z przyjętego systemu i rozkładu czasu pracy. W systemie podstawowym wynoszą one co do zasady 8 godzin na dobę oraz przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym.¹
Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie szczególnych potrzeb pracodawcy, a także w przypadku konieczności prowadzenia akcji ratowniczej, ochrony życia lub zdrowia, mienia albo środowiska oraz usunięcia awarii. Przepisy nie określają minimalnej jednostki nadgodzin, dlatego rozliczeniu podlega także część godziny przepracowana ponad obowiązującą normę lub zaplanowany wymiar.
Nadgodziny dobowe i średniotygodniowe
Nadgodziny dobowe powstają po przekroczeniu normy dobowej albo przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy. Jeżeli osoba zatrudniona w podstawowym systemie pracowała 10 godzin, dwie ostatnie są co do zasady nadgodzinami dobowymi.
Nadgodziny średniotygodniowe ustala się natomiast po zakończeniu okresu rozliczeniowego, porównując liczbę przepracowanych godzin z obowiązującym wymiarem. Rozróżnienie obu rodzajów przekroczeń wpływa na wysokość dodatku oraz moment rozliczenia.
Co przysługuje za pracę w godzinach nadliczbowych?
Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje dodatek. Jego wysokość zależy od tego, kiedy wykonywane były obowiązki ponad obowiązujące normy:
- 100% wynagrodzenia – za nadgodziny przypadające w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy oraz w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto,
- 50% wynagrodzenia – w pozostałych przypadkach, na przykład w zwykłym dniu roboczym.
Dodatek w wysokości 100% przysługuje również za przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, jeżeli te same godziny nie zostały wcześniej rozliczone jako nadgodziny dobowe. Zamiast dodatku pracownik może otrzymać czas wolny.
Jak obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny?
Wynagrodzenie za nadgodziny składa się z normalnego wynagrodzenia oraz dodatku w wysokości 50% albo 100%.
Przy stałej pensji miesięcznej wynagrodzenie zasadnicze dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Otrzymaną stawkę mnoży się następnie przez liczbę nadgodzin.
Normalne wynagrodzenie obejmuje składniki wypłacane stale i systematycznie. Podstawą dodatku jest natomiast wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania, określone stawką godzinową lub miesięczną. Jeżeli nie zostało ono wyodrębnione, podstawę stanowi 60% wynagrodzenia.²
Przykładowo, przy wynagrodzeniu zasadniczym 5000 zł i wymiarze 168 godzin stawka godzinowa wynosi 29,76 zł. Za 6 nadgodzin z dodatkiem 50% pracownik otrzyma 178,56 zł normalnego wynagrodzenia oraz 89,28 zł dodatku, czyli łącznie 267,84 zł. Kwota ta podlega składkom i opodatkowaniu jak pozostałe wynagrodzenie ze stosunku pracy.
Czas wolny zamiast dodatku
Praca nadliczbowa może zostać zrekompensowana czasem wolnym. Na pisemny wniosek pracownika udziela się go w stosunku 1:1. Jeżeli decyzję podejmuje pracodawca, pracownik otrzymuje 1,5 godziny wolnego za każdą nadgodzinę.
Wolne przyznane z inicjatywy pracodawcy należy wykorzystać do końca okresu rozliczeniowego. Nie może ono obniżyć wynagrodzenia za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Za nadgodziny zrekompensowane wolnym nie wypłaca się dodatku.
Jaki jest limit godzin nadliczbowych?
Kodeks pracy przewiduje limit 150 nadgodzin rocznie wykonywanych ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. Wyższy limit może zostać określony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo umowie o pracę.
Łączny czas pracy z nadgodzinami nie może przeciętnie przekraczać 48 godzin tygodniowo w okresie rozliczeniowym. Pracownikowi trzeba również zapewnić wymagany odpoczynek dobowy i tygodniowy.
Kto nie może pracować w nadgodzinach?
Bezwzględny zakaz pracy nadliczbowej obejmuje pracownice w ciąży oraz pracowników młodocianych. Bez zgody nie można jej również zlecić pracownikowi opiekującemu się dzieckiem do ukończenia przez nie 8. roku życia. Odrębne ograniczenia dotyczą niektórych pracowników z niepełnosprawnościami.
Jak prawidłowo rozliczyć nadgodziny?
Rozliczenie nadgodzin wymaga ustalenia obowiązującej normy czasu pracy, rodzaju przekroczenia, liczby przepracowanych godzin oraz właściwej formy rekompensaty. Błędy najczęściej dotyczą rozróżnienia nadgodzin dobowych i średniotygodniowych, podstawy dodatku oraz wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym.
Rzetelna ewidencja czasu pracy pozwala prawidłowo ustalić liczbę nadgodzin, należną stawkę oraz to, czy pracownik powinien otrzymać dodatek, czy czas wolny. Dzięki temu można uniknąć pomyłek i właściwie zrekompensować dodatkowo przepracowany czas.
Przypisy
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.), w szczególności art. 129, art. 131, art. 151–151³, art. 178 oraz art. 203, dostępna na stronie Internetowego Systemu Aktów Prawnych: isap.sejm.gov.pl.
2. Państwowa Inspekcja Pracy, „Nadgodziny w praktyce” – informacje dotyczące ustalania pracy nadliczbowej, normalnego wynagrodzenia, obliczania dodatków oraz rekompensaty czasem wolnym, dostępne na stronie: pip.gov.pl.
