Wynagrodzenie za część miesiąca ustala się w sytuacji, gdy pracownik nie świadczył pracy przez pełny miesiąc albo gdy stosunek pracy rozpoczął się lub zakończył w jego trakcie. Kluczowe znaczenie ma przyczyna nieobecności, ponieważ inne zasady stosuje się przy absencji chorobowej, a inne przy urlopie bezpłatnym, zatrudnieniu od połowy miesiąca, rozwiązaniu umowy przed końcem miesiąca czy nieobecności nieusprawiedliwionej.
Punktem wyjścia są przepisy prawa pracy. Kodeks pracy stanowi: „Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną”, a za czas niewykonywania pracy tylko wtedy, gdy przepis tak stanowi¹. Oznacza to, że w przypadku nieobecności pracownika trzeba sprawdzić, czy zachowuje prawa do pensji, czy należy ustalić wynagrodzenie za przepracowaną część.
Dwie metody liczenia
W praktyce kadrowej stosuje się dwie podstawowe metody. Pierwsza dotyczy choroby. Druga obejmuje inne przypadki, w których wynagrodzenie nie obejmuje pełnego miesiąca. Podstawą tych zasad jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, które określa, jak ustalać wynagrodzenie za okres niewykonywania pracy oraz jak obliczać należności pracownicze, m.in. odszkodowania, odprawy i dodatki wyrównawcze przewidziane w Kodeksie pracy².
Jeśli pracownik ma stałe wynagrodzenie w stawce miesięcznej w stałej wysokości, nie wolno dzielić pensji „na oko” przez liczbę dni kalendarzowych. Trzeba ustalić, czy nieobecność wynika z czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby, czy z innej przyczyny.
Choroba i zwolnienie lekarskie
Gdy nieobecność jest spowodowana chorobą, a pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30. Następnie otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim. Obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Przykład: pracownik otrzymuje 6000 zł brutto. Chorował 5 dni. 6000 zł : 30 = 200 zł. 200 zł × 5 = 1000 zł. 6000 zł – 1000 zł = 5000 zł. To wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, a za okres choroby przysługuje pracownikowi wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek z ubezpieczenia społecznego.
Kodeks pracy przewiduje, że za czas niezdolności do pracy z powodu choroby pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego przez 33 dni w roku, a po ukończeniu 50 lat przez 14 dni³. ZUS wyjaśnia, że po tym okresie pracownikowi przysługuje zasiłek przewidziany w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa⁴. Dotyczy to także szczególnych sytuacji, np. świadczeń z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, jeśli spełnione są warunki ustawowe.
Nieobecność inna niż choroba
Inaczej trzeba obliczyć wynagrodzenie za niepełny miesiąc pracy, gdy pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego, zaczął pracę w trakcie miesiąca albo zakończył stosunek pracy przed końcem miesiąca. W takim przypadku miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Potem otrzymaną kwotę pomnożyć należy przez liczbę godzin nieobecności pracownika, a wynik odjąć od stałego miesięcznego wynagrodzenia.
Przykład: stałe wynagrodzenie wynosi 5200 zł, a wymiar czasu pracy w danym miesiącu to 168 godzin. Pracownik przepracował miesiąc częściowo i miał 24 godziny nieobecności bez prawa do pensji. 5200 zł : 168 = 30,95 zł. 30,95 zł × 24 = 742,80 zł. 5200 zł – 742,80 zł = 4457,20 zł. Tak należy ustalić wynagrodzenie za przepracowaną część.
Ta metoda jest właściwa w przypadku obliczania wynagrodzenia pracownika, którego nieobecność nie wynikała z pracy spowodowanej chorobą. Kluczowe są: rozkład czasu pracy, liczba godzin pracy przypadających w miesiącu oraz faktyczna liczba godzin nieobecności.
Wymiar czasu pracy ma znaczenie
Aby prawidłowo obliczyć wynagrodzenie, trzeba znać wymiar czasu pracy. Kodeks pracy wskazuje mechanizm jego ustalania: wymiar obniża się m.in. o 8 godzin za święto przypadające w innym dniu niż niedziela⁵. Dlatego w jednym miesiącu dzielnikiem może być 160 godzin, w innym 168 albo 176.
Błąd polega często na tym, że pracodawca stosuje jeden stały dzielnik przez cały rok. Tymczasem przy stawce miesięcznej i nieobecności innej niż choroba należy zawsze przyjąć liczbę godzin przypadających do przepracowania w konkretnym miesiącu. Dopiero wtedy można prawidłowo obliczyć wynagrodzenie za część miesiąca.
O czym pamiętać przy wypłacie?
Wypłatę wynagrodzenia trzeba udokumentować tak, aby pracownik widział, za jaki okres otrzymał wynagrodzenie określone w umowie, a za jaki nastąpiło pomniejszenie. Dotyczy to zarówno miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, jak i składników zmiennych, dodatków wyrównawczych, premii czy innych należności przewidzianych w regulaminie.
Podsumowując: w chorobie stosuje się zasadę 1/30, a przy pozostałych nieobecnościach zasadę godzinową. Prawidłowe obliczania wynagrodzenia wymaga więc ustalenia powodu absencji, wymiaru czasu pracy i tego, czy za okres pozostawania pracownika poza pracą przysługuje pracownikowi wynagrodzenie. To najprostszy sposób, by poprawnie obliczyć wynagrodzenie za niepełny miesiąc i uniknąć błędów płacowych.
Warto pamiętać, że rozporządzenie ma szersze zastosowanie niż samo naliczanie pensji za czas nieobecności. Określa również zasady ustalania wynagrodzenia będącego podstawą do obliczania innych świadczeń pracowniczych, takich jak odszkodowania, odprawy czy dodatki wyrównawcze. Dlatego przy każdej absencji trzeba oddzielić pensję należną za pracę od świadczeń za czas usprawiedliwionej nieobecności.
Przypisy
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, art. 80, Dz.U. 2025 poz. 277, tekst jedn.: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000277.
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy, Dz.U. 2017 poz. 927, tekst jedn.: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20170000927.
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, art. 92, Dz.U. 2025 poz. 277.
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Prawo do zasiłku chorobowego i okres przysługiwania, https://www.zus.pl/swiadczenia/zasilki/zasilek-chorobowy/z-ubezpieczenia-chorobowego/prawo-do-zasilku-i-okres-przyslugiwania.
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, art. 130, Dz.U. 2025 poz. 277.
