Zakończenie stosunku pracy oznacza dla pracodawcy nie tylko rozliczenie pensji i wydanie świadectwa pracy. Równie ważne jest wyrejestrowanie pracownika z ZUS, czyli poinformowanie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, że ustał tytuł do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Obowiązek ten spoczywa na każdym płatniku składek, który zatrudnia pracowników na podstawie stosunku pracy lub stosunku służbowego albo zgłasza inne osoby do ubezpieczeń społecznych.
Kiedy powstaje obowiązek wyrejestrowania?
Podstawą wyrejestrowania jest ustanie tytułu do ubezpieczeń. W przypadku pracownika następuje to najczęściej z dniem zakończenia stosunku pracy, np. po rozwiązaniu umowy o pracę, jej wygaśnięciu albo w razie śmierci pracownika. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi, że osoba, wobec której wygasł tytuł, podlega wyrejestrowaniu, a zgłoszenie trzeba złożyć w terminie 7 dni¹. Dlatego po zakończeniu stosunku pracy nie warto odkładać formalności.
Wyrejestrowanie pracownika może wynikać z różnych zdarzeń kadrowych: umowa została rozwiązana na mocy porozumienia stron, z zachowania okresu wypowiedzenia, w skróconym okresem wypowiedzenia albo bez wypowiedzenia z powodu naruszenie obowiązków pracowniczych. Powodem zakończenia zatrudnienia mogą być także przyczyny niedotyczące pracownika, w tym zmiany organizacyjne po stronie pracodawcy. Do ustania tytułu do ubezpieczeń może dojść również po wyczerpaniu okresu zasiłkowego lub świadczenia rehabilitacyjnego, na podstawie orzeczenia lekarskiego o szkodliwym wpływie wykonywanej pracy albo w przypadkach określonych w przepisach szczególnych.
Jaki formularz ZUS wybrać?
W celu wyrejestrowania pracownika składa się formularz ZUS ZWUA. To formularz ZUS przeznaczony do wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń, a także do korekty danych, jeśli wcześniejszy dokument był błędny². Formularz ZUS ZWUA można przygotować i przekazać elektronicznie za pomocą programu Płatnik albo usługi e-Płatnik dostępnej na PUE ZUS. Przy wysyłce online pomocny jest podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP.
Data wyrejestrowania i termin
Kluczowa jest datę wyrejestrowania. Co do zasady wpisuje się dzień następujący po dnia ustania stosunku pracy. Jeśli ostatnim dniem zatrudnienia był 31 maja, dniem ukończenia pracy jest 31 maja, a data wyrejestrowania to 1 czerwca.
Płatnik powinien przekazać dokument wyrejestrowujący najpóźniej w ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń. ZUS wskazuje, że wyrejestrowania ubezpieczonego dokonuje się „w terminie 7 dni od dnia, w którym wygasł tytuł” do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego³.
Jak wypełnić ZUS ZWUA?
Najpierw należy uzupełnić dane identyfikacyjne płatnika składek, takie jak NIP, REGON, PESEL oraz nazwa skrócona płatnika, zgodnie z danymi wykazanymi w dokumentach zgłoszeniowych płatnika. Następnie wpisuje się dane osoby, której dotyczy wyrejestrowanie. Muszą się one zgadzać z dokumentem zgłoszeniowym, np. ZUS ZUA.
Krok drugi to kod tytułu ubezpieczenia, datę wyrejestrowania oraz kod przyczyny wyrejestrowania. Najczęściej wybiera się kod 100, czyli ustanie tytułu do ubezpieczeń. Kod 500 stosuje się w przypadku śmierci osoby ubezpieczonej, natomiast kod 800 — gdy zakład pracy lub jego wydzielona część zostaje przejęta przez innego pracodawcę. ZUS wyjaśnia, że przy określonych kodach należy wypełnić blok V deklaracji ZUS, dotyczący rozwiązania albo wygaśnięcia pracy lub stosunku służbowego⁴.
Krok trzeci to oświadczenie płatnika składek i podpis płatnika. Przed wysłaniem warto sprawdzić, czy przyczyna wyrejestrowania, dane i daty są spójne z aktami osobowymi.
Członkowie rodziny i działalność
Po wyrejestrowaniu pracownika należy zweryfikować, czy do jego ubezpieczenia zdrowotnego byli zgłoszeni członkowie rodziny. ZUS przypomina, że płatnik wyrejestrowuje członka rodziny wraz z osobą ubezpieczoną, wobec której wygasł tytułu ubezpieczenia⁵. Służy do tego nie formularz ZUS ZWUA, lecz ZUS ZCNA.
Inaczej wygląda wyrejestrowanie z ubezpieczeń przy działalności gospodarczej lub pozarolniczej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca może wyrejestrować siebie, współpracowników i pracowników, a urząd skarbowy otrzymuje część danych z rejestrów publicznych.
Korekty i błędy
Jeżeli po wysłaniu dokumentu okaże się, że wpisano błędny kod, datę lub dane, należy zgłosić korektę danych. ZUS ZWUA służy również do korekty danych. Najczęstsze pomyłki to zła data, pominięcie członków rodziny, niewłaściwy kod przyczyny wyrejestrowania, brak bloku V lub niezgodność z wcześniejszymi dokumentami.
Podsumowanie
Wyrejestrowanie pracownika to obowiązek formalny, ale ważny dla pracodawcy i osoby ubezpieczonej. Płatnik składek powinien ustalić dzień ustania tytułu, złożyć formularz ZUS ZWUA, sprawdzić dane, wskazać właściwy kod i zachować termin 7 dni. Dotyczy to również sytuacji szczególnych, takich jak zatrudnienie pracownika młodocianego, pełnienie czynnej lub zawodowej służby wojskowej, ustanie stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz wygaśnięcie tytułu do ubezpieczeń z mocy prawa. To realnie porządkuje akta i kontakty z ZUS.
Przypisy:
1. Art. 36 ust. 11 ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych: obowiązek wyrejestrowania i termin 7 dni. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19981370887
2. ZUS, „ZUS ZWUA. Wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Jak wypełnić i skorygować”: formularz służy do wyrejestrowania i korekty. https://www.zus.pl/documents/10182/167567/ZUS_ZWUA.pdf
3. ZUS, „Jak dokonać wyrejestrowania ubezpieczonego”: termin 7 dni od wygaśnięcia tytułu. https://www.zus.pl/-/jak-dokonac-wyrejestrowania-ubezpieczonego
4. ZUS, instrukcja ZUS ZWUA: kod przyczyny i blok V przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. https://www.zus.pl/documents/10182/167567/ZUS_ZWUA.pdf
5. ZUS, „Jak dokonać wyrejestrowania członka rodziny”: obowiązek na ZUS ZCNA w 7 dni. https://www.zus.pl/-/jak-dokonac-wyrejestrowania-ubezpieczonego-czlonka-rodziny
